La gestión de documentos es una problemática que afecta de una manera u otra a todas las empresas.
Con las tecnologías disponibles actualmente este problema puede ser solucionado, pero para ello requiere que se lo aborde como una solución integral. No podemos seguir pensando en productos mágicos que con solo su presencia solucionan los problemas, debemos cambiar el enfoque hacia las soluciones y la integración.
Es por ello que ofrecemos nuestra solución ePless para cubrir las distintas necesidades de cada empresa.
Comenzando el proceso de tener nuestro archivo digital debemos ingresar los documentos al sistema. Si los documentos está en un formato físico por ejemplo en papel podemos utilizar distintos tipos de escáneres para digitalizarlos.
Si desea utilizar un escáner de escritorio, ya sea un pequeño escáner portátil o un equipo de alta producción puede confiar en el ePlessScan para procesar todos esos documentos e ingresarlos a su archivo digital. Por medio del ePlessScan usted podrá digitalizar e incorporar fácilmente la documentación, pudiendo durante el proceso recabar información útil para identificación de los mismos, por ejemplo leyendo los códigos de barra que aparezcan en las imágenes escaneadas.
Otra posibilidad es utilizar escáneres de red o equipos multifunción. Para ello le brindamos la posibilidad de automatizar la captura de los documentos al escanearlos utilizando el ePlessCapture. Al mismo tiempo con algunos modelos de los principales fabricantes de impresoras y equipos multifunción podrá integrar ePless directamente en el equipo mismo, pudiendo indexar los documentos al tiempo que los escanea directamente desde el panel del equipo multifunción.
El ePlessCapture también le brinda solución de captura automatizada para diversos tipos de procesos automáticos y semi automáticos, por ejemplo para la captura de imágenes de equipos médicos, importación de archivos ingresados por FTP y muchas más alternativas.
Una vez que tenemos los documentos en nuestro archivo digital debemos ingresar la información asociada a los mismos para poder utilizar la misma para buscarlos posteriormente. Parte de esta información puede ser ingresada al momento de incorporar los documentos. La información adicional que deseemos podemos cargarla manualmente o por procesos computarizados. Para estas tareas utilizaremos el ePlessData. El mismo también nos brinda herramientas de validación, auditoría y gestión de los procesos de los documentos.
Una vez que los documentos ya están clasificados y no hay más procesos pendientes, podemos buscarlos y trabajar con ellos. Para ello podemos utilizar el ePlessConsulta. Existen versiones para consulta para Microsoft Windows y para consulta por web. Utilice la que prefiera en cada momento para buscar sus documentos.
Todos las tareas que haga con nuestros productos de la familia ePless son controlados por nuestro ePlessServer, el cual controla la seguridad del sistema y permite un control de los procedimientos y accesos que se realicen en su archivo digital, permitiendo que administre por ejemplo quienes pueden tener acceso a ciertos documentos o si cierto usuario puede exportar un documento fuera del archivo digital administrado de ePless.